Access 2013 桌面数据库中的基本任务

Access 数据库可帮助您存储和跟踪任何类型的信息，如库存、联系人或业务流程。让我们了解一下您可以通过哪些途径创建 Access 桌面数据库并在其中添加数据，然后，了解有关自定义和使用新数据库的后续步骤。

 注释    如果您对面向 Web 的新型 Access 应用程序更有兴趣，请了解如何创建 Access 应用程序，并了解有关 Access 应用程序的基本任务。

有关可用新功能的详细信息，请参阅 Access 2013 中的新增功能。

选择模板

Access 模板内置有可立即使用的表、查询、窗体和报表。当您启动 Access 时，将会发现第一项操作就是选择模板，您可以联机搜索更多模板。

1. 在 Access 中，单击“文件”>“新建”。
2. 选择桌面数据库模板，然后在“文件名”下输入数据库的名称。（如果未看到合适的模板，请使用“搜索联机模板”框。）
3. 可以使用 Access 显示在“文件名”框下面的的默认位置，或单击文件夹图标选择一个位置。
4. 单击“创建”。

根据模板的不同，您可能需要执行下列任一操作以便开始：

• 如果 Access 显示一个带有空用户列表的“登录”对话框，请执行下列操作：

1. 单击“新建用户”。
2. 填写“用户详细信息”窗体。
3. 单击“保存并关闭”。
4. 选择刚刚输入的用户名，然后单击“登录”。

• 如果 Access 在消息栏中显示一则“安全警告”消息，并且您信任模板的来源，请单击“启用内容”。如果数据库要求登录，请重新登录。

有关详细信息，请参阅从模板创建 Access 桌面数据库。

从头开始创建数据库

如果没有模板满足您的需要，您可能需要从空白的桌面数据库开始。

1. 在 Access 中，单击“新建”>“空白桌面数据库”。
2. 在“文件名”框中为您的数据库键入一个名称。
3. 可以使用 Access 显示在“文件名”框下面的的默认位置，或单击文件夹图标选择一个位置。
4. 单击“创建”。

添加表

在数据库中，您的信息将存储在多个相关表中。若要创建表：

1. 当您首次打开数据库时，您将看到可在其中添加数据的“数据表”视图中会显示一个空白表。若要添加另一个表，请单击“创建”选项卡>“表”。 可以在空字段（单元格）中开始输入数据，或者从其他源（如 Excel 工作簿）粘贴数据。
2. 要重命名列（字段），请双击对应的列标题，然后键入新名称。

 提示    有意义的名称使您不必要查看每个字段的内容，就知道它包含的信息。

3. 单击“文件”>“保存”。

• 要添加更多字段，请在“单击以添加”列中键入。

• 要移动列，请通过单击它的列标题选中它，然后将它拖到所需的位置。您也可以选择连续列并将它们全部拖到新的位置。

有关详细信息，请参阅表简介。

复制并粘贴数据

您可以将 Excel 或 Word 等其他程序中的数据复制并粘贴到 Access 表中。此方法最适合用于按列分隔的数据 如果数据位于字处理程序（如 Word）中，则可以使用标记分隔列，或者在复制数据之前先将其转换为表格式。

1. 如果数据需要编辑（例如，需要将全名分隔成名字和姓氏），请先在源程序中完成此操作。
2. 打开源并复制 (Ctrl + C) 数据。
3. 在“数据表”视图中打开您要在其中添加数据的 Access 表，然后粘贴这些数据 (Ctrl + V)。
4. 双击每个列标题，然后键入有意义的名称。
5. 单击“文件”>“保存”，并为您的新表提供一个名称。

 注释    Access 将根据粘贴到每一列的第一行中的信息设置每个字段的数据类型，因此，请确保以下行中的信息与第一行相匹配。

导入或链接到数据

您可以从其他源导入数据，也可以从 Access 链接到数据，而无需将信息从其存储位置移动。如果有多个用户更新数据，并且您想要确保可以看到最新的版本，或者，您想要节省存储空间，那么，链接是一个不错的选项。对于大多数格式，您都可以选择是要链接到数据还是要导入数据。

该过程稍有不同，具体取决于数据源，但这些说明将帮助您入门：

1. 在“外部数据”选项卡上，单击导入源数据格式或链接数据格式。如果看不到正确的格式，请单击“更多”。

 注释    如果您仍然无法找到正确的格式，则可能需要先将数据导出到 Access 支持的文件格式中（如带分隔符的文本文件）。

2. 按照“获取外部数据”对话框中的说明进行操作。

链接时，某些格式以只读形式提供。下面是您可以从中导入数据或链接的外部源：

有关详细信息，请参阅将数据导入到 Access 数据库和从 Access 数据库导入数据。

使用表分析器组织数据

您可以使用表分析器向导快速标识出冗余数据。然后，该向导将提供一种简单的方式来将这些数据组织到单独的表中。Access 会保留原始表作为备份。

1. 打开包含要分析的表的 Access 数据库。
2. 单击“数据库工具”>“分析表”。

该向导的前两页包含一个简短教程 （附有示例）。如果您看到标记为“显示引导页”的复选框，请选中该复选框，然后单击“上一步”两次，即可看到该简介。如果不想再次看到引导页，请取消选中“显示引导页”