Microsoft Office Access 2007 提供了一种名为汇总行的新工具，简化了汇总数据列的过程。也可以使用汇总行执行其他计算，如求平均值、统计列中的项数及查找数据列中的最小值或最大值。
使用汇总行可以更快、更容易地使用一组聚合函数，这些函数可用于计算一定范围内的数据值。在早期版本的 Access 中，必须在查询中或 Visual Basic for Applications (VBA) 代码中使用这些函数。虽然您仍可以使用这些方法，但汇总行为您提供了快速使用聚合函数的方法。本文介绍了聚合函数，并说明如何在汇总行中使用这些函数。
了解“合计”和其他聚合函数
聚合函数对数据列执行计算并返回单个结果。在需要计算单个值（如总和或平均值）时，可以使用聚合函数。在执行操作时，请记住，应对数据列使用聚合函数。这可能看起来是显而易见的，但在设计和使用数据库时，往往会专注于数据行和单个记录，例如确保用户可以在字段中输入数据、左右移动插入点以及填写下一字段等。相反，使用聚合函数可以将重点放在列中的记录组上。
例如，假设您使用 Access 存储和跟踪销售数据。可以使用聚合函数统计一个列中的销售产品数，计算另一个列中的销售总额及计算第三个列中每个产品的平均销售额。
此表列出了 Access 在汇总行中所提供的聚合函数并对其进行了说明。请记住，虽然 Access 提供了附加的聚合函数，但必须在查询中使用它们。此外，如果使用 Access 项目（连接到 Microsoft SQL Server 数据库的 Access 前端），则可以使用更大的聚合函数组。有关这些附加函数的详细信息，请参阅 SQL Server 的联机帮助。
函数 | 描述 | 使用的数据类型 | 是否可在汇总行中使用？ |
平均值 | 计算某一列的平均值。该列必须包含数字、货币或日期/时间数据。该函数会忽略空值。 | 数字、小数、货币或日期/时间 | 是 |
计数 | 统计列中的项数。 | 所有数据类型，都除非复杂重复标量数据，例如多值列表的列。有关多值列表的详细信息，请参阅文章多值字段指南和添加或更改查阅字段，允许您存储多个值。 | 是 |
最大值 | 返回包含最大值的项。对于文本数据，最大值是字母表中的最后一个字母值；Access 忽略大小写。该函数会忽略空值。 | 数字、小数、货币或日期/时间 | 是 |
最小值 | 返回包含最小值的项。对于文本数据，最小值是字母表中的第一个字母值；Access 忽略大小写。该函数会忽略空值。 | 数字、小数、货币或日期/时间 | 是 |
标准偏差 | 测量值中的平均值 （平均值） 附近分布的范围。详细信息，请参阅本文后面的有关标准偏差和方差函数的更多信息。 | 数字、小数、货币 | 是 |
合计 | 对列中的项求和。只适用于数字和货币数据。 | 数字、小数、货币 | 是 |
方差 | 度量值的列中的所有值的方差。仅在数字和货币数据，您可以使用此函数。如果表包含小于 2 行，Access 将返回空值。有关方差函数的详细信息，请参阅本文后面的更多有关标准偏差和方差函数，部分。 | 数字、小数、货币 | 是 |
下节说明如何在汇总行中使用上述各函数。
使用汇总行求值的总和
如果需要快速对数据列求和或使用其他聚合函数，则可以向表、查询结果集或分割窗体（一种包含数据表的窗体）中添加汇总行。使用汇总行时，由于无需向查询中添加函数或者编写 VBA 代码，因此可为您节省许多时间。
执行操作时，请记住下列规则：
汇总行所提供的函数因数据列的数据类型设置而异。例如，Access 只对设置为文本数据类型的字段提供计数函数，因为不能对文本数据进行数学运算。
汇总行的第一个字段包含“汇总”字样，直到选择一个函数更改它。
不能向报表添加汇总行。您可以在报表中，使用聚合函数，但您需要使用其他方法。有关聚合函数和报表中的表达式的详细信息，请参阅创建分组或汇总报表一文。
可以向在数据表视图中打开的表和查询中添加汇总行。也可以向在窗体视图中打开的分割窗体中添加汇总行。
默认情况下，Access 禁止对汇总行执行筛选和排序操作。
以下各节说明了如何在数据表和分割窗体中使用汇总行。
添加汇总行
在数据表视图中打开一个表或查询，或者在窗体视图中打开一个分割窗体。要执行此操作，请在导航窗格中右键单击表、查询或窗体，然后单击快捷菜单上的“设计视图”或“窗体视图”。
在“开始”选项卡上的“记录”组中，单击“合计”。
在数据表或分割窗体的星号行下将显示一个新的“汇总”行。
注意: 如果要在早期版本 Access 中创建、然后转换为新的 .accdb 格式的分割窗体中操作，则不会在数据表中看到星号行。但是，这个不同点不会以任何方式影响汇总行。
在“汇总”行中，单击您要合计的字段，然后从列表中选择“合计”。
有关函数的信息，请参阅了解聚合函数，本文前面的部分。
删除汇总行
在“开始”选项卡上的“记录”组中，单击“合计”。
注意: 不能剪切或删除汇总行，只能打开或关闭它。但可以复制汇总行并将其粘贴到其他文件，如 Microsoft Office Excel 2007 工作簿或 Microsoft Office Word 2007 文档。下一组步骤将说明如何复制汇总行。
将汇总行复制到其他文件
单击行选择器（位于“汇总”行右端或左端的框），以突出显示整个行。
- 或 -
按 Ctrl+C。
在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“复制”。
打开要将数据粘贴到其中的目标文件。
选择目标表、查询结果集或窗体中的最后一行。
在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“粘贴”。
统计列中值的个数
在需要统计列中项的个数时，请使用计数函数。计数函数只用于单个数据列并返回单个值。该函数适用于所有数据类型。
统计列中项的个数
打开一个表、查询结果集或窗体。可以使用除设计视图以外的任何视图。
在“开始”选项卡上的“记录”组中，单击“合计”。
在数据表的星号行下显示一个新的汇总行。
在总计行中，单击您想要计算和计数从列表中选择字段。有关函数的信息，请参阅前面的节，了解 Sum 和其他聚合函数，这篇文章。
注意: 在提交更改后，Access 才会计算该函数的值。为此，可以在其他字段中输入一个新值，或按 F9 重新查询数据。
有关标准偏差和方差函数的详细信息
标准偏差和方差函数计算统计值。具体地说，它们计算值在标准分布（钟形曲线）中聚集在其平均数（中值）周围的分布情况。
例如，假设您随机收集了在同一机器上锻造出的 10 个工具，并测量它们的抗断强度（一种检验机器和质量控制措施的工序）。在计算出平均抗断强度后，您会发现大多数工具的抗断强度都接近于该平均值，但有几个工具的抗断强度大于或小于该平均值。如果只计算平均抗断强度，该值并不能使您了解质量控制工艺的好坏，因为有些抗断强度过强或过弱的工具会歪曲平均值，使其上下波动。
方差和标准偏差函数通过指示这些值与平均数的接近程度，解决了这个问题。对于抗断强度，如果这两种函数之一所返回的数字较小，则表明您的制造工艺较好，原因是几乎不存在在平均值上下波动的工具。
有关方差和标准偏差的完整说明不在本文的讨论范围内。有关这两个主题的详细信息，可以在任何统计学网站上查阅。在使用方差和标准偏差函数时，请牢记下列规则：
该函数忽略空值。
方差函数使用以下公式︰
标准偏差函数使用以下公式︰