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ACCESS数据库

Access 2013 桌面数据库中的基本任务

Access 2013 桌面数据库中的基本任务

Access 数据库可帮助您存储和跟踪任何类型的信息,如库存、联系人或业务流程。让我们了解一下您可以通过哪些途径创建 Access 桌面数据库并在其中添加数据,然后,了解有关自定义和使用新数据库的后续步骤。

 注释    如果您对面向 Web 的新型 Access 应用程序更有兴趣,请了解如何创建 Access 应用程序,并了解有关 Access 应用程序的基本任务。

有关可用新功能的详细信息,请参阅 Access 2013 中的新增功能。

选择模板

Access 模板内置有可立即使用的表、查询、窗体和报表。当您启动 Access 时,将会发现第一项操作就是选择模板,您可以联机搜索更多模板。

启动屏幕上的模板视图

  1. 在 Access 中,单击“文件”>“新建”。
  2. 选择桌面数据库模板,然后在“文件名”下输入数据库的名称。(如果未看到合适的模板,请使用“搜索联机模板”框。)
  3. 可以使用 Access 显示在“文件名”框下面的的默认位置,或单击文件夹图标选择一个位置。
  4. 单击“创建”。

从模板创建桌面数据库

根据模板的不同,您可能需要执行下列任一操作以便开始:

  • 如果 Access 显示一个带有空用户列表的“登录”对话框,请执行下列操作:
  1. 单击“新建用户”。
  2. 填写“用户详细信息”窗体。
  3. 单击“保存并关闭”。
  4. 选择刚刚输入的用户名,然后单击“登录”。
  • 如果 Access 在消息栏中显示一则“安全警告”消息,并且您信任模板的来源,请单击“启用内容”。如果数据库要求登录,请重新登录。

有关详细信息,请参阅从模板创建 Access 桌面数据库。

从头开始创建数据库

如果没有模板满足您的需要,您可能需要从空白的桌面数据库开始。

  1. 在 Access 中,单击“新建”>“空白桌面数据库”。
  2. 在“文件名”框中为您的数据库键入一个名称。
  3. 可以使用 Access 显示在“文件名”框下面的的默认位置,或单击文件夹图标选择一个位置。
  4. 单击“创建”。

添加表

在数据库中,您的信息将存储在多个相关表中。若要创建表:

  1. 当您首次打开数据库时,您将看到可在其中添加数据的“数据表”视图中会显示一个空白表。若要添加另一个表,请单击“创建”选项卡>“表”。 可以在空字段(单元格)中开始输入数据,或者从其他源(如 Excel 工作簿)粘贴数据。
  2. 要重命名列(字段),请双击对应的列标题,然后键入新名称。

 提示    有意义的名称使您不必要查看每个字段的内容,就知道它包含的信息。

  1. 单击“文件”>“保存”。
  • 要添加更多字段,请在“单击以添加”列中键入。
  • 要移动列,请通过单击它的列标题选中它,然后将它拖到所需的位置。您也可以选择连续列并将它们全部拖到新的位置。

有关详细信息,请参阅表简介。

复制并粘贴数据

您可以将 Excel 或 Word 等其他程序中的数据复制并粘贴到 Access 表中。此方法最适合用于按列分隔的数据 如果数据位于字处理程序(如 Word)中,则可以使用标记分隔列,或者在复制数据之前先将其转换为表格式。

  1. 如果数据需要编辑(例如,需要将全名分隔成名字和姓氏),请先在源程序中完成此操作。
  2. 打开源并复制 (Ctrl + C) 数据。
  3. 在“数据表”视图中打开您要在其中添加数据的 Access 表,然后粘贴这些数据 (Ctrl + V)。
  4. 双击每个列标题,然后键入有意义的名称。
  5. 单击“文件”>“保存”,并为您的新表提供一个名称。

 注释    Access 将根据粘贴到每一列的第一行中的信息设置每个字段的数据类型,因此,请确保以下行中的信息与第一行相匹配。

导入或链接到数据

您可以从其他源导入数据,也可以从 Access 链接到数据,而无需将信息从其存储位置移动。如果有多个用户更新数据,并且您想要确保可以看到最新的版本,或者,您想要节省存储空间,那么,链接是一个不错的选项。对于大多数格式,您都可以选择是要链接到数据还是要导入数据。

“外部数据”选项卡选项

该过程稍有不同,具体取决于数据源,但这些说明将帮助您入门:

  1. 在“外部数据”选项卡上,单击导入源数据格式或链接数据格式。如果看不到正确的格式,请单击“更多”。

 注释    如果您仍然无法找到正确的格式,则可能需要先将数据导出到 Access 支持的文件格式中(如带分隔符的文本文件)。

  1. 按照“获取外部数据”对话框中的说明进行操作。

链接时,某些格式以只读形式提供。下面是您可以从中导入数据或链接的外部源:

  导入 链接
Microsoft Excel 是 是
(只读)
Microsoft Access 是 是
ODBC 数据库,如 SQL Server 是 是
文本或逗号分隔值 (CSV) 文件 是 是
(仅添加新记录)
SharePoint 列表 是 是
XML 是  
数据服务   是
(只读)
HTML 文档 是 是
Outlook 文件夹 是 是

有关详细信息,请参阅将数据导入到 Access 数据库和从 Access 数据库导入数据。

使用表分析器组织数据

您可以使用表分析器向导快速标识出冗余数据。然后,该向导将提供一种简单的方式来将这些数据组织到单独的表中。Access 会保留原始表作为备份。

  1. 打开包含要分析的表的 Access 数据库。
  2. 单击“数据库工具”>“分析表”。

该向导的前两页包含一个简短教程 (附有示例)。如果您看到标记为“显示引导页”的复选框,请选中该复选框,然后单击“上一步”两次,即可看到该简介。如果不想再次看到引导页,请取消选中“显示引导页”



(界面_窗体_子窗体-相关文章技巧链接):
Access数据库启动时,只启动指定的主窗体,而不显示数据库设计的窗体
发布人:微软-微软  
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点击次数:  更新时间:2013-06-26 23:48:03  【打印此页】  【关闭】
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