Excel2000 应用案例之九

第三章  透视分析   

[本章提要]本章主要通过企业的销售情况统计实例，介绍了分类汇总、合并计算和数据透视表的应用。着重说明了Excel 2000中数据透视表和数据透视图的使用方法和操作技巧。

    在报表处理过程中，经常需要对报表中的数据进行各种汇总计算。例如，在销售管理方面，需要定期对销售情况进行分类汇总；有时还需要将多个报表进行合并计算；而对于更高层次的管理人员，可能需要从不同的分析角度，对同一张报表根据不同的指标进行分类汇总。这一过程被形象地称为“透视分析”。而这些操作在Excel 2000中都可以方便、快捷地实现。以下通过某个生产视频设备的企业的销售管理实例，说明上述工具的应用。
   

3.1  分类汇总

    各种报表处理中最常用的就是分类汇总。例如会计核算，需按照科目将明细账分类汇总；仓库管理，需按照库存产品类别将库存产品分类汇总；医院管理，需按照疾病进行病源病谱的分类汇总等等。例如，某企业记录1999年1月份销售明细账的工作表如图3－1所示。现需要汇总各种商品的销售额。虽然可以利用Excel 2000的公式和函数完成有关的计算，但是使用分类汇总工具更为有效。
   

   

图3－1

   

3.1.1  分类依据

    在进行分类汇总操作之前，首先要确定分类的依据。例如图3－1的数据，如果要考查不同销售人员的销售业绩，可以按销售员分类汇总；如果要分析不同产品的销售情况，则可以按产品编号分类汇总；还可以按销售日期、产品类别等其它指标分类汇总。这里假设需要按照产品编号分类汇总，即要统计不同产品的销售情况。
    在确定了分类依据以后，还不能直接进行分类汇总，还必须按照选定的分类依据将数据清单排序。否则可能会造成分类汇总的错误。排序操作的基本步骤如下。
    首先选定分类依据所在列的标志单元格，即C1单元格。注意，一定不要选定整个C列。读者可以试验一下，选定F1和选定F列后，执行排序操作的结果有何不同（单击撤消按钮可撤消最近执行的若干步操作）。
    单击常用工具栏中的排序按钮。或是单击数据菜单中的排序命令，然后在出现的排序对话框中指定主要关键字为产品编号。
    这时整个数据清单都按照产品类别排好顺序，可以进行分类汇总操作了。
   

3.1.2  分类汇总操作

    分类汇总操作的基本步骤如下：
    如果当前单元格不在数据清单中，选定数据清单中的任一单元格。
    单击数据菜单中的分类汇总命令。
    这时将弹出分类汇总对话框，如图3－2所示。
   

   

图3－2

    在分类字段下拉框中选定产品编号；在汇总方式中选定求和；在选定汇总项中选定数量和金额两项；根据需要决定是否选定汇总结果显示在数据下方选项，如果不选定该项，则汇总结果显示在数据上方。最后单击确定。
    分类汇总的结果如图3－3所示。
   

   

图3－3

    从图3－3可以看到，Excel 2000除了在每一类明细数据的下面添加了汇总数据以外，还自动在数据清单的左侧建立了分级显示符号。该区域的顶部为横向排列的级别按钮，其数目的多少取决于分类汇总时的汇总个数。区域的下面是对应不同级别数据的显示明细数据按钮 和隐藏明细数据按钮 。利用分级显示符号，可以根据需要灵活地观察所选级别的数据，也可以方便地创建显示汇总数据、隐藏细节数据的汇总报告：
    要显示指定级别的汇总数据，可单击分级显示符号上部相应的级别按钮。图3－4为单击级别2按钮 ，显示2级汇总数据的结果。
   

   

图3－4

    要显示某一个分组数据的明细数据，可单击相应汇总数据所对应的显示明细数据按钮 。这时相应的按钮变为隐藏明细数据按钮 。图3－5为显示产品编号为“C2919PK”的明细数据的结果。
   

   

图3－5

    要隐藏某一个分组数据的明细数据，可单击相应汇总数据所对应的隐藏明细数据按钮 ，或是相应明细数据所对应的概要线。这时相应的按钮再次变为显示明细数据按钮 。如果要隐藏某一级别的汇总或明细数据，可单击其上一级级别按钮。
    要将分类汇总的结果单独存放在一张工作表中，可将汇总的结果复制后，利用编辑菜单中的选择性粘贴命令粘贴到新工作表中。在选择性粘贴对话框的粘贴选项中，应选择数值选项。然后利用筛选操作或是直接删除明细数据即可。
    如果需要，在分类汇总的基础上还可以再创建二级乃至多级分类汇总。如果要删除分类汇总，可单击数据菜单中的分类汇总命令，然后在分类汇总对话框中单击全部删除按钮。