小丸子学 Excel2000 之二

话说上次小丸子因为忙着学习而差点儿没饭吃，但能在繁重的工作中见到一线曙光，最后还是觉得很值。为了能更好地学习Excel，甚至在家里的古董电脑上删除了心爱的游戏，省出硬盘空间来装上了一套Office2000，决心下真功夫来学好它。这不，这天才刚刚吃过晚饭（一定要先吃饭，上次的事情现在还心有余悸），就直奔黄花菜家去……
    黄花菜：“哟，原来是小丸子呀，快请进快请进，吃过了没？”
    小丸子：“吃过了！黄花菜老师，上次您教我的我已经基本上都掌握了，咱们今天接着往下学吧！”
    黄花菜：“是吗？接收的倒是挺快的！那我来考考你，上次我都讲过些什么啊？”
    小丸子：“首先，您教我认识了Excel的工作界面，认识了工作簿、工作表与单元格之间的关系，然后，您讲到了Excel窗口的操作，还有Office助手的使用，说到这个Office助手，可真是个好东东啊，任何时候，只要按一下F1，马上就开始干活儿，而且干得还真不赖！根据它的提示，我又阅读了一些相关的帮助文件，感觉又多知道了不少。只不过，这帮助文件看起来还真的有点儿不习惯，那些带下划线的蓝色部分，用鼠标一点就跑到别的页面上去了，结果经常是跑来跑去，最后找不着北了！”
    黄花菜：“呵呵，这个属于正常现象，慢慢儿的你就会习惯了！来，下面我们就步入今天的正题，学习如何在Excel里制作表格！”
    我们上次已经说过，在Excel里，单元格是最基本的单位，我们所有的工作其实都是针对单元格进行的。对了，小丸子，你还记得什么是“活动的”吗？
    小丸子：当然，您上次说，正在接受操作的工作簿或工作表被称作是活动的。
   
黄花菜：很好。那么，正在接受操作的单元格也被称作是活动的。我们将一个或多个单元格变成我们当前要操作的状态，就叫做激活。当我们新建一个工作簿时，Excel会自动将Sheet1工作表的A1单元格激活。我们可以通过鼠标的点击或者键盘上方向箭的移动来选择不同的单元格进行激活，被激活的单元格会在其四周多出一圈暗色的边框。在Excel里，我们可以同时激活一个以上的单元格。如果要一次激活一个单元格区域，我们可以先用鼠标左击这个区域中左上角的第一个单元格并按住鼠标左键不放，然后将鼠标拖动到这个区域右下角的最后一个单元格就行了。你看，这个时候整个单元格区域都变成较深的颜色，表示它们已经被选中了。这个操作，我们叫做抹黑。激活一个单元格也好，一个单元格区域也好，任何时候，只有活动单元格才能进行各种编辑！
    小丸子：噢，我想起来了，上次您说从编辑栏的左边能看出哪个是活动单元格，可我看到的信息就像您刚才说的是什么A1呀，A2的，我怎么知道哪个是哪个啊？
    黄花菜：问得好！别看Excel里的单元格这么多，但它们每一个可都是有名有姓的哟！这A1、A2就是它们的名字。你有没有看到在最上面一行单元格的上方有一行灰色的单元格，里头写着英文字母A、B、C、D……，而在最左面一列单元格的左边也有一列灰色的单元格，标着数字1、2、3、4……？
    小丸子：看到了！
    黄花菜：写着英文字母的这行单元格，叫做列标，而标着数字的这列单元标，叫做行号，它们都是用来标记单元格位置的。你仔细看，是不是这样一来每一个单元格都有其所对应的行号列标而不会重复？所以，只要把行号与列标组合起来，就是单个单元格的名字。如果看到一个单元格的名字而不知道它在哪里时，只要顺着相应的行号与列标就能找到它，是不是很方便？
    小丸子：原来是这么回事儿啊，有意思！
    黄花菜：往单元格里输入数据其实非常简单，只用先将相应的单元格激活，然后用键盘敲入数据就行，与在其它软件里的编辑方法一样。比如，我们要在B2单元格中输入“小丸子”三个字，就先用鼠标点击B2，然后用汉字输入法输入“小丸子”，再回车就OK了。这时我们可以看到B2单元格里出现了“小丸子”三个字，而现在的活动单元格随着刚才的那个回车已经变成了B2下面的B3单元格，这是Excel里默认的输入习惯，也就是说数据输入完毕后的那个回车动作，既是对刚才的输入进行确认，也是对活动单元格的自动更换。这样就不用你每输入完一个数据就又要手工去激活下一个单元格了。
    现在我们按一下方向键的↑，重新激活B2单元格，我们在编辑栏中也看到了“小丸子”三个字。小丸子，你有没有想起什么来？
    小丸子：我想起来上次您说过通过编辑栏可以查看单元格的完整内容！
   
黄花菜：对了，因为受到单元格显示行宽与列宽的限制，有时候一个单元格的内容并不能直接在单元格内看到，这时只要我们激活这个单元格，就能在编辑栏中看到它完整的内容了。当然，这只是编辑栏的作用之一。既然是编辑栏，那么最主要的用途当然是用来编辑单元格内容的了！现在我们用鼠标点击编辑栏中的任何地方，就进入了单元格的编辑状态下了，这时单元格仍然是处于活动状态下的。比如说我们要把“小”字改成“大”字，那么我们就把鼠标光标插入到“小”字前面，用Delete键将“小”字删除，然后输入“大”字，最后按回车确认修改就完成了。再来看，“小丸子”是不是已经变成了“大丸子”了？这种利用编辑栏进行单元格内容编辑的的操作也可以通过双击单元格，然后在单元格内部进行操作来完成，效果是一样的。 小丸子：如果某个单元格的内容我全都不再要了，又该怎么操作呢？
    黄花菜：这个也很简单，先激活这个单元格，然后直接按Delete键就可以清除它所有的内容了！
    小丸子：原来是这样啊？先等等，让我来试试！说着，小丸子在Excel里尝试了一下刚才说过的数据输入与编辑方法。他先试了试输入中文与英文，又试了试数字，结果很快被难住了……
    黄花菜：“怎么了，小丸子？”
    小丸子：这个，这个，黄花菜老师，这数据的输入是不是您还没讲完啊？
    黄花菜：是啊！谁让你这么急来着？是不是不会输入日期啊？
    嗯——小丸子点点头，刚才的兴奋劲儿全没了。
    黄花菜：听着啊，在Excel里如果要输入日期，应该用斜杠或减号分隔日期的年、月、日部分。例如，可以键入“2001/2/14”或“1-Sep-2000”。不然的话Excel可不认识哟！
    小丸子：“这下明白了！”
    黄花菜：下面给你讲一些编辑工作表的常用方法吧。首先是复制，如果某些东西你需要重复输入好几次时，你就要用到复制了。先激活要复制的单元格，用鼠标点击工具栏里的“复制”按钮 或者按Ctrl-C，再激活想复制到的单元格，用鼠标点击“粘贴”按钮 或者按Ctrl-V，就完成了单元格的复制，你可以用同样的方法克隆出任意多个一模一样的单元格来。
    与复制的效果类似的是剪切，我们可点击剪切按钮 或者按Ctrl-X来进行单元格的剪切，然后进行粘贴。剪切与复制的区别在于复制命令并不影响被复制的单元格，而剪切命令会清除掉被剪切单元格的内容。
    小丸子：这个倒是与其它的Windows应用程序差不多嘛！
    黄花菜：接着会经常用到的是单元格的插入与删除。出于各种原因，我们可能经常要在已经有内容的单元格之间插入一个或多个单元格，或者相反地要删除掉一些单元格。比方说，现在A1、B1单元格的内容分别是“编号”与“名称”，这时我们想在“编号”与“名称”之间插入一个“类别”，该怎么办呢？很简单，先右击B1单元格，然后选择菜单栏中的“插入”—“单元格”，这时候会出现一个提示框，问你怎么个插入法儿。如果选择“活动单元格右移”，那么现在的B1会在新单元格插后变成C1；如果选择“活动单元格下移”，那么现在的B1会在新单元格插入后变成B2；至于“整行”、“整列”是指在当前位置插入一整行或者一整列，具体选择哪个选项，就看你的实际需要了！
    删除操作与插入操作刚好相反，只不过命令变成了菜单栏中的“编辑”—“删除”，我就不多说了，你可以待会儿自己试试。无论是插入还是删除，其实我们都可以在激活单元格后右击鼠标，通过弹出的快捷菜单来操作，刚才所说的命令在这个快捷菜单里都有，非常方便哟！
    小丸子一听让他试试，又来劲儿了，可一想到刚才的情形，觉得还是再听一听可能更好！
    黄花菜：我们平时做一份报表，不但要准确、及时，样式的美观性也是非常重要的，不然怎么能够让别人一目了然呢？对这于一点，小丸子你应该深有体会的吧！
    小丸子：那可不是！想想上次因为有张报表费了好大的力气才做出来，结果却因为格式有些杂乱无章而被老板狠狠的批评了一次，我气得都差点儿要……唉，算了，往事不堪回首！
    黄花菜：在Excel里做报表你可不必担心这个问题，你想得出的格式，Excel就做得到，甚至你没想到的格式，Excel也替你想到了！
    小丸子：真的有这么厉害？
    黄花菜：在Excel里，格式的设置可以精确到一个单元格甚至一个数字，也就是说，只要你愿意，每一个单元格的格式都可以不同。而这一切，只需要轻点几下鼠标……
    小丸子：唉呀您就别再卖关子了，快点告诉我怎么设置单元格格式吧！
    黄花菜：好，首先我们一起来看看格式工具栏里的几个按钮的基本功能吧。这些功能是最常用的，所以是必须首先掌握的。正如上次所说，关于它们的功能说明，只要你把鼠标在上面稍作停留，就会自动出现，一目了然，我也就不必多说了！
   

    还记得刚才讲的通过鼠标右击弹出的快捷菜单吧！其实这些按钮的功能在这个快捷菜单中的“设置单元格格式”里都能找到。你看到了吧，光是单元格格式的设置，就有“数字”“对齐”“字体”“边框”“图案”及“保护”六大方面若干个小项组成，一下子是讲不完的，我们会在后面的学习中慢慢的接触到各种设置方法的使用。
    除了上面这些，有时候我们还要调整单元格的行高与列宽。首先要说明的是，因为在Excel里，同行的单元格必须同高，同列的单元格必须同宽……
    小丸子：为什么会这样，不是说每一个单元格的格式都不可以不同吗？
    黄花菜：当然必须这样！你想想看，如果连行高与列宽也可以每一个单元格都各不相同，那Excel自己岂不是先乱了套儿，那还怎么能让你的报表漂亮得起来啊？
    小丸子：倒也是。
    黄花菜：调整行高与列宽的方法非常简单，先拿更改列宽来说吧！我们先把光标移到想做调整的那一列的列标右侧，当光标变成十字状时，按住左键左右拖动鼠标就能调整列宽的大小了。调整行高的方法与此一样。因为各个单元格的内容会有多有少，于是想把行高或列宽调整到令人满意会有些麻烦，在这里Excel为我们准备了一个快捷方法：当光标处于十字状时，我们可以双击鼠标，这样的话Excel会自动将行高与列宽调整到一个最佳状态。如果还不满意，对不起，那还得你自己手工慢慢来吧！
    小丸子：这个将来肯定用得着。
    黄花菜：最后一个编辑中最实用的功能莫过于“撤消”了。
    小丸子：撤消？
    黄花菜：对，无论你刚才进行了怎样的编辑操作，在没有对文件进行保存之前，都可以通过点击 或者按Ctrl-Z来将上一次或几次的操作撤消掉，一点痕迹也不会留！Excel最多能撤消16步你想取消的操作，够用了吧！更有意思的是，连“撤消”操作本身，也是可撤消的，如果你发现有错误的撤消操作，可能通过点击 或者按Ctrl-Y来重复正确的操作。
    小丸子：这的确比橡皮擦与修正液要好使多了！
    黄花菜：关于单元格操作我们先停一停，下面我来说说对工作表的简单操作。
    首先是对工作表的重命名。我们可以看到，Excel默认的工作表名称是以“Sheet”加数字组成的，这样的名字恐怕在工作中因为无法望文生义而产生麻烦，所以我们要学会对工作表进行改名。比如我们现在要把工作表Sheet1的名称“Sheet1”改成“小丸子”，那么我们就用鼠标右击工作表Sheet1的工作表标签，这时会弹出一个快捷菜单，我们选择其中的“重命名”，然后进行修改，最后按回车确认就完成了。这个操作也可以省略成直接双击工作表标签进行修改，效果相同。
   
好，下面我就在“小丸子”这张工作表中试作一个简单的表格看看！小丸子，你说做张什么表格呢？ 小丸子：什么表格？这个，这个，平时做的报表太多，现在竟然一个也想不起来了……
    黄花菜：那么，我看就做个假设的销售报表吧，怎么样？
    小丸子：对呀，这是我最常做的报表，怎么就给忘了呢？
    黄花菜：首先，我们用上面讲到的数据输入方法依次在单元格区域中输入以下资料：
    资料输入完后，我们要对它进行各种单元格设置，注意听小丸子，下面的这些操作可能你以后每次做表格都会用到哟！
    只见小丸子用力地抠了抠的耳朵，并且睁大了眼睛。
    黄花菜：
    1、      将A1到G1单元格抹黑，点击格式工具，使这个报表标题能处于报表中央；然后在字体栏中选择“华文隶书”并选择字号为“16”；
    2、      增加第2行单元格的行高，使第2行与第1行之间留出足够的空间，作为标题与正文的距离；
    3、      点击第3行的行号用以选中一整行，点击“加粗”按钮将单元格的字全部加粗，再点击“居中”按钮将单元格内容居中；点击A列的列标用以选中一整列，用同样的方法设置单元格格式；
    4、      将B4到G9单元格抹黑，点击“货币样式”按钮，将数字设置成货币样式；
    5、      将F11到G12单元格抹黑，在字体栏中选择“华文隶书”，再点击“居中”按钮将单元格内容居中；
    6、      用鼠标左击B列的列标后向右拖动到G列，这样可以同时选中多个连续的列；在B列到G列都被激活的状态下调整它们的列宽，应该调得比原来宽一些，这样可以使表格能被看得清楚一些；
    小丸子：为什么要在B列到G列都被激活的状态下调整它们的列宽呢？
    黄花菜：这样做的目的是可以一次性调整多个列的列宽，而且调整后每一列的列宽是相同的！
    小丸子：看似麻烦的操作方法原来却是一条捷径啊！
    黄花菜：对呀！最后要设置的是表格的边框线。
    小丸子：还要设置边框线？我看这些单元格不是都有边框线吗？
    黄花菜：呵呵，你所说的那些虚线是工作表的网格线，它们只是为了你能清楚地辨认单元格而出现的，说白了，就是假的线。除非我们进行另外的设置，否则这些线是不会被打印出来的。而且，这些线每一个单元格都有，肯定不符合我们的要求！
    小丸子：原来是这样啊，又是我弄错了！
    黄花菜：来，我们先将A3到G9单元格抹黑，然后在被抹黑区域里右击鼠标，在弹出的快捷菜单里选择“设置单元格格式”，再选择“边框”系列。
    我们先在“线条样式”里选择双线条，然后点击一下“预置”里的“外边框”，这就为我们的表格画上了双线条的的外框。接下来，我们再在“线条样式”里选择单线条，然后点击一下“预置”里的“内部”，这就为我们的表格内部所有单元格画上了单线条的的边框。最后按确定，就OK了。
    经过一番美化，我们的表格是不是与刚才大不一样了呢？
    小丸子：的确要漂亮得多了！
    黄花菜：那么，最后一步操作就是把做好的表格打印出来了。如果电脑已经安装好了打印机的话，让Excel打印只需要点击一下“打印”按钮 就行了。你看，我的打印机已经开始打印了！
    小丸子拿着打印好的表格仔细地端详开来，心想：“真是比我做的要漂亮得多了啊，如果我能把这个Excel学好，以后的工作就能得心应手了，那么……”
    黄花菜：小丸子，发什么呆呢？我今天教你的这些东西都记住了没有？
    啊？这个，小丸子回忆起刚才做表格时黄花菜把个鼠标点得咔嗒咔嗒响，光标满屏幕乱飞，那么多的菜单，命令……哪里记得住！
    小丸子啊，听一次记不住也没关系，这样吧，今天我所讲的内容全写在这个笔记本上，同时，我们把今天做的这个表格保存在软盘上，你把它们带回去好好复习复习……
    要保存文件，只用点击一下“保存”按钮 ，如果当前的文件你已经保存过，Excel会把你所做的修改再次保存下来，如果你从没保存过，Excel会出现一个窗口询问用什么文件名把当前的文件保存在哪里。因为我们要保存在软盘上，所以就在保存位置上选择“3.5寸软盘”，文件名就叫做“小丸子”吧！最后点一下“保存”，我们这个文件就保存到软盘上了！
    拿着黄花菜送的笔记本和软盘，小丸子一时竟被感动了，心里暗下决心：有这么好的老师，我一定要学好Excel！