Excel使用十问十答

 说实话，Excel我以前用得并不是很多，自己的家庭理财还有一些公务(如果堪称公务的话)拿Access也能很快搞定，不过去年比尔·盖茨在微软开发者成功之路大会上的主题演讲中说“如果你想把不同的数据组合起来，那么其中的手工性是非常强的，也就是剪贴、粘贴，然后把网页上的数据粘贴汇集到微软Excel上。如果你想把这些数据汇总起来与大家共享，就没有特别现成的方法...”。Excel？为什么单提Excel？我倒要用来看看! 经过一番操练，发现了一些困难，不过都已成功解决，现将这点小小的经验与大家共享，有不当之处还请见谅。

使用Excel时，我想对工作表中所有包含公式的单元格加以保护，比如填入与其他单元格不同的颜色，不过怎么用鼠标点击都不听使唤，是鼠标出了问题吗？
回答：非也，原来这一类单元格的选定自有一套：选择主菜单中"编辑"下的"定位"功能，选定"定位条件"按钮，可以弹出"定位条件"对话框，再选择对话框中的"公式"一项，确定后就可以随心所欲地选取包含公式的单元格了。

选定单元格后，想删掉，当然可以直接按Delete键，不过这么删除太初级了，虽然可以删除单元格内容,但是单元格的格式和批注并没有真正删除，怎么才能把单元格内容彻底清除呢？
回答：既然要彻底，就要多做些工作。选定所删单元格自然少不了，下一步可以在主菜单中选择编辑功能，再选择清除命令，看到了吧，这里有好几种形式呢，"全部"、"格式"、"内容"和"批注"都在等待你的选择，可见Delete键的默认设置肯定采用的是"内容"一项，只要选择“全部”目的就能达到。如果再狠心一点，连单元格本身也不再保留，可以用"编辑"菜单中的"删除"命令进行删除。

在工作表里输入数据的时候，老是数据、英文和中文来回切换，烦得不行，有没有简便的方法？
回答：这个问题花了我比较长的时间才得以觅其芳踪，答案就是利用自动切换，这话好说，其实一开始我的目标就已经锚定在这了，具体是如何“实施”，本来想把它作为自己的小秘密的，算了还是告诉你吧。可以打开所用的中文输入法如五笔或拼音，再选中需要输入中文的所有单元格，下一步打开"有效数据"对话框，选中"IME模式"选项单，注意需要打开"模式"框，表示这些单元格要用中文模式，然后确定。接下来再用类似的方法将需要输入数字和英文的单元格设置为英文模式，OK，录入时就可以自动切换中英文了。

在使用时我发现"自动更正"很不错，不过除了自动修改输入错误,应该还有别的用处吧，怎么才能让它好好发挥一下呢？
回答：实际上这与WORD中的操作类似，可以利用自动更正功能实现快速录入，当然前提条件是在录入时有些内容经常出现，例如对输入函授学生的情况时，经常会出现“98级计算机科学与技术专业”等字样，可以将它定义为一个短语“专业”，通过设置"自动更正"，可以在输入“专业”时自动替换成完成的“98级计算机科学与技术专业”。具体方法是选择"工具"中的"自动更正"，在弹出的"自动更正"对话框中的"替换"框中录入"专业",在"替换为"框中录入要替换的内容"98级计算机科学与技术专业"；选择"添加"后确定即可。这个方法在录入长串的英文时尤其有用。

Word模板已经领教过了，应该说可以大大地帮助一些“懒人”，Excel也有模板，怎么创建模块来产生工作薄呢？
回答：Excel中，模板能作为创建其它工作薄的框架形式，虽然猛地一看摸不着头脑，其实创建方法很简单，首先打开一个要作为模板的工作薄，将它另存为一个模板，注意要在 "保存类型"列表中选定"模板（*.xlt）"选项，这时"保存位置"会自动切换到默认的模板文件夹TEMPLETE文件夹；在"保存位置"中选择"电子表格模板"文件夹，保存就可以了。

能不能建立与网上工作薄中数据的链接呢？
回答：能连上网上工作薄好象挺神，其实这个方法并不难，首先打开Internet上含有需要链接数据的工作薄，再选定相关数据，进行复制（可以利用菜单或快捷键），再打开需要创建链接的Excel工作薄，在需要显示链接数据的区域中，单击左上角单元格，下一步进行选择性粘贴，在"选择性粘贴"对话框中选择"粘贴链接"按钮。当然也可以直接在单元格中键入“=”号和链接的URL地址及工作位置完成链接。

可不可以把工作簿保存到 FTP 节点上？
回答：当然可以，不过请务必记住，在将工作簿保存到 FTP 节点之前，必须要该 FTP 节点添加到 Internet 节点的列表中，而且必须有向该节点保存文件的权限(这些虽然不是Excel的工作范围，但与其正常工作息息相关，所以千万要照章办事)。保存时先单击"文件"菜单中的"另存为"命令，在"保存位置"框中单击"Internet 位置(FTP)"选项，由于所需的FTP节点已经在 FTP 节点列表中，只需双击该节点并在节点中双击所需的地址即可，最后在"文件名"框中，键入工作簿的名称，选择保存就大功告成了。

能不能自己创建工具栏？
回答：通过工具栏可以快速地访问常用的命令或自定义的宏，非常方便，而且完全可以根据自己的需要快速创建工具栏。首先选择单击"工具"菜单中的"自定义"命令，在"工具栏"选项单中单击"新建"，输入"新建工具栏"名称后确定。你可以发现这时新建工具栏已经出现了，但没有什么功能，下面更重要的是用鼠标把其他工具栏中的按钮拖到新建工具栏中，这样该按钮就从其它工具栏中移过来了，如果不想改变其它工具栏，可以在拖动时按着Ctrl键进行复制。

我觉得所有应用中最烦的莫过于录入，还有没有什么办法能减少手工录入的工作量？
回答：在应用程序中要减少用户的录入工作量，我们经常采用下拉列表的录入方式。现在轮到方便自己了。在Excel中也可以自己建立下拉列表来简化录入工作。先选中需要显示下拉列表的单元格，再选择 "数据"菜单下的"有效数据"，从弹出的对话框中选择"设置标签"，在"许可"下拉列表中选择"序列"，下一步点击"来源"栏右侧的小图标，会打开一个 "有效数据"小对话框；输入下拉列表中所需要的数据，注意各录入项目之间要用逗号隔开，确定后还要在对话框中将"提供下拉箭头"复选框选定，最后确定就可以了。

Excel中老是要切换工作表，有没有快捷方法呢？
回答：切换到前一个工作表可以用快捷键Ctrl+PageUp，相应地Ctrl+PageDown组合键可激活后一个工作表，当然如果习惯用鼠标，还可以通过控制工作表底部的标签滚动按钮移动工作表的名字，然后单击工作表完成切换