Outlook办公室应用实例之工作有条不紊

繁多的工作有时让人感觉应接不暇，如果你的觉悟还停留在“好记性不如烂笔头”的层面上，那可要抓紧时间提高了。对于工作管理的革新个人认为应该是：人脑+烂笔头+电脑。这三者是相互支撑，没有谁不如谁的地方。

　　如果我们将自己的多项工作通过头脑分析分出轻重缓急，然后将这些事情罗列在笔记本上，标注提醒的时间等，再利用电脑来完成时间的自动提醒功能。也许这样我们的工作会变得轻松些。用Microsoft Office outlook2003中的自动提醒等功能，来帮助我们更好的管理自己的工作。

　　其最终效果如图1所示：

图表1

　　这是Microsoft Office outlook2003中的日历界面，通过设置后我们可以清晰看到每天不同的工作内容，或者对于每天、每周重复的工作都可以设置其中并进行提醒。系统会根据我们自己的设置定时弹出对话框，这起码可以减轻我们人脑记忆的压力。我们不如用更多的空间去记忆那些值得我们记忆的事情，比如我们父母的生日……

　　1、设置自动提醒步骤：

　　1) 点击Microsoft Office outlook2003菜单栏中的“动作”→“新建约会”如图表2

　　2) 在输入工作内容后，比如每周一的工作例会等我们需要设置一个固定的时间提醒我们，由于每周必有，所以我们让系统自动循环提醒，您需要点击“重复周期”进行设置

 

图表2

　　2、工作日志设置步骤：

　　我们除了可以利用outlook2003中定时提醒功能帮助我们的工作，还可以利用其任务管理功能对我们的工作日程进行管理。这里不仅可以设置工作计划，还可以记录相应工作的进展情况。我们可以将工作日志将手写变成打字。

　　1) 切换到任务对话框窗口

　　2) 点击菜单栏上的新建按钮，新建任务

　　3) 可以输入你今天的工作内容

图表 3

　　在我们写完工作日志后，任务中就会出现我们的工作日志情况。这一天下来，我们做了哪些工作，哪些是完成的(系统会根据填写内容，在完成任务处划条横线以示此任务完成)而哪些是没有完成的任务系统会显示红色字体。我们还可以根据系统的排序、查找功能方便快捷的查找相应任务，这方面可能会稍优于笔记本。