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Word应用与操作

Word2000的批注新功能

 对于多人参与编辑的报告、论文等文档来说,确切了解每个人的想法非常重要,Word 2000的批注和修订就是集思广益的绝佳工具。
  -一、插入批注
  1.文字批注
  批注是间接显示在文档中的信息。其他用户只要打开文档,就能看到批注人的姓名和批文,甚至听到他的声音。插入文字批注的操作过程是:
  第1步:选中需要做出批注的文字,或将光标放在需要进行批注的地方。
  第2步:单击Word 2000“插入”选单下的“批注”命令,当前窗口下方就会增加一个批注输入窗口,并自动插入批注者的姓名(即系统的当前用户名)和批注的序号.
  第3步:第一条批注输入完成后,重复第1、2步操作。光标就会在批注窗口中自动回车,供用户输入第二条批注。
  第4步:按上述步骤循环往复,就可以将所有批注插入文档。单击批注输入窗口中的“关闭”按钮,按常规方法保存文档即可。
  2.声音批注
  插入声音批注的第1、2步操作与文字批注相同,其余操作过程是:
  第3步:单击批注输入窗口中的“磁带”图标,弹出“录音机”。单击“录音”按钮,对着话筒说出您的批注。如果情况正常,“录音机”窗口会有声音波形跳动。
  第4步:录音完成后单击“录音机”中的“停止”按钮,可以在批注窗口的姓名和序号后看到喇叭图标。
  第5步:按上面介绍的方法重复操作,就可以输入多条声音批注。全部完成后单击批注输入窗口中的“关闭”按钮,按常规方法保存文档即可(注意:此时由于文档嵌入了声音,它的体积会大大增加)。
  -二、查看批注
  含有批注的文档被打开以后,批注位置、批注人姓名和序号用黄颜色标出。将光标指向某个批注,如果它是文字批注,会立刻弹出浅黄色的文字框显示具体内容。如果光标指向的是声音批注,则文字框内只显示批注人的姓名。您可以用鼠标右击批注,选中快捷选单中的“编辑批注”打开窗口。然后双击批注窗口中的喇叭图标,电脑音箱即可将声音批注播放出来。
  需要说明的是:文档中显示的批注者姓名和批注序号只显示不打印。无须保留的批注者姓名和序号,可以将其选中按Del键删除。另外,将光标放在编辑与批注窗口之间的分隔线上,待光标变成双向光标以后,您可以随意调整两个窗口的大小。
  -三、修订
  1.插入修订
  修订是用户对文档做出的直接修改。它与常规编辑方法做出的修改不同,您不仅能够看出何处做出了修改,还能接受或拒绝这些修改,大大提高了多人编辑文档时的效率。插入修订的操作过程是:
  第1步:将光标放在需要插入修订的位置。
  第2步:单击Word 2000“工具”、“修订”子选单下的“突出显示修订”打开对话框,根据实际需要选中其中的选项(建议全部选中),还可以单击“选项”按钮打开对话框,改变修订的标记方式(如去掉修订文字的下划线)。
  第3步:输入第一条修订(默认用红色加下划线的文字显示),完成后将光标移到新的修订位置,重复第2步操作再次输入修订。
  2.编辑修订
  编辑修订就是对修订做出接受或拒绝的决定,具体操作方法是:
  用鼠标右键单击文档中的修订文字,根据需要选择“接受修订”或“拒绝修订”命令。前者可去掉文字的修订标记(颜色和下划线),成为文档的一部分;后者可直接将文字从文档中删除,不会留下任何修订过的痕迹。
发布人:未知  
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点击次数:  更新时间:2005-03-26 12:06:32  【打印此页】  【关闭】
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