使用Access和Excel之间的选择理由

在很多学习Access的新手都是从学习Excel转过来的。有的人是因为当Excel数据量大，会卡顿，想更换更好的工具；有的即因为有些问题excel处理不了，而选择Access。从表面上，它们都是可以存储数据，且在表格中输入数据，所以这两个程序看起来很相似。所以也有很多人会直接把Access当Excel用。

而事实并不是这样的。excel和Access有本质上的区别。当你确定应使用Access还是excel的时候。应该先考虑一个问题：您需要将数据组织成关系数据结构还是平面数据结构？

可能你会觉得这些术语艰涩难懂，但是不要被它们吓倒。确定结构并不难，后面会介绍如何在这两种类型之间选择：

Access是为处理关系数据而设计的，而Excel最适于平面数据结构。

关系数据结构将信息划分为逻辑块，并将每个块放在单独的表中。例如，销售数据库通常将客户相关信息（他们的姓名、地址和其他重要事实）放在一个表中，将客户购买相关信息放在另一个表中。按这种方式组织数据可让数据功能强大。

关系数据结构具有许多优点：
通过它，您可以回答重要的业务问题，如上周购买产品最多（或最少）的人员。此外，使用单独的表，您可以更轻松地管理数据，因为每个表只包含部分信息。最后，关系结构帮助保持信息准确，因为您可以防止用户在错误的表中输入数据。
与关系数据结构相反，平面数据结构是一个与其他数据无关的简单列表。例如，杂货列表是一个平面文件，您的亲朋好友列表也是一个平面文件。只要信息量不大，平面数据结构很容易创建，也很容易维护。
简单列表在Excel中非常适宜。事实上，Excel是为创建和维护平面文件而设计的。

提醒一下，关系结构中的每个表也是平面文件。例如，在典型的销售数据库中，一个表包含客户列表，另一个表包含订单列表。结构类型之间的唯一真正差异是：对于平面文件，您不需要将一个列表中的数据与另一列表中的数据相关。每个列表自身也非常有用。

如何判断是否需要关系结构呢？方法是再回答几个问题：
第一，是否有许多重复数据？例如，是否需要不断输入城市或省份的名称？如果是这样，您可以将这些重复数据放在另一个表中，并创建关系结构。这样做可以节省时间和工作量，因为不必在每次创建新记录时重新输入相同信息。
第二，是否想要跟踪操作或活动？例如，是否想要跟踪销售或客户投诉？每当您需要跟踪操作时，关系数据结构通常最为适宜。如果对于这些类型的问题，您的答案是“否”，或者您的数据量较小，并不介意查看重复信息，那么请使用平面结构。虽然数据结构很重要，但是它们并不是选择Access或Excel的唯一理由。

还有一些问题可帮助您在这两个程序之间进行选择：
第一，需要存储和管理数据，还是需要分析数据？如果存储是主要目标，请使用Access；如果要进行分析，请使用Excel。
第二，是否有很多数据？例如，Excel工作表是否太大，难以使用？如果是这样，即使您有平面数据，Access也可以让您的信息更易于查找。
数据主要是文本还是数字？Access可以在单个数据库中存储大量文本，可达2GB，而Excel是为存储数字并对这些数字执行复杂计算而设计的。

以下是使用Access或者Excel的其他一些理由：
是否需要帮助用户输入数据？例如，有些用户在单元格网格中输入数据时感到困难。使用Access，您可以通过以下方式解决该问题：创建数据输入窗体，使准确地输入数据更容易。
用户是否需要报表？使用Access，您可以创建用户随时可以运行的报表。
当您需要让多个用户同时处理数据时，Access也是更好的选择。多个用户可以处理相同数据，因为当某个用户更改某个记录时，Access仅会锁定该记录。您可以与多个用户共享Excel工作簿，但是当用户在不同的时间更改Excel中的数据时，该过程最为适宜。
如果需要连接到多个数据源，并且直接在这些数据源中编辑数据，则Access是最佳选择。您可以使用Excel查看外部数据，但不能更改该数据。
什么时候适合使用Excel呢？处理数字的时候！您可以运行复杂的假设分析模型和成本效益分析，而在Access中无法实现。
是否需要数据透视表？数据透视表是指您可以在其中旋转行和列并查看不同的数据汇总的交互式表。通过Excel，您可以更轻松地处理数据透视表以及基于这些表的数据透视图。
是否需要使用图表或数据条直观地传达信息？Excel是理想工具。
最后，并非所有人都有Access，并且并非所有人都知道如何使用它。您的同事可能更喜欢Excel。
Access和Excel很多时候都可以代替使用，很多功能大家都可以互相做到。但是我们选择的是最方便处理的