图1 复制表格
将Excel工作表导入access
利用Excel方便的自动输入功能和强大的数据处理功能对Access导入的数据进行一番处理之后，再将其转换成Access文件，无疑是实际工作中使用最多的一种方法。Access中导入Excel文件的操作与导入文本文件相同，只要在Access中依次执行：“文件→获取外部数据→导入”，将“文件类型”指定为“Microsoft Excel”即可。当然也可以通过方便快捷的剪贴板完成（操作方法与Word表格导入access表相同）。
access文件与HTML文档相互转换
要将Access文件转换成HTML文档(超媒体文档)，可以在Access中执行“文件”菜单下的“导出”命令，并将“保存类型”指定为“HTML文档”。可以用Microsoft FrontPage或其它网页编辑软件打开该文档进行编辑修改。与导入文本文件和Excel文件方法相同，要在access中导入HTML文档，只要依次执行：“文件→获取外部数据→导入”，将“文件类型”指定为“HTML文档”即可。
将Word中的表格导入access中
在Word中可以对Access转换过来的表格自如地进行编辑，然后再将处理好的表格重新导入Access中。可以通过两种办法在access中使用Word表格的数据：
一是通过剪贴板，其方法是在Word中选中表格的若干行或若干列（当然，也可以单击表格左上角的“选择”工具，选中表格所有数据）后，单击工具栏上的“复制”按钮，然后再打开access中的表或者查询项，按下工具栏上的“粘贴”按钮将表格数据复制过来。
二是通过文本文件作为过渡，分成两步进行：第—步，首先把Word中的表格转换成纯文本文件；第二步，在Access中导入文本文件。具体操作方法是，在Word中选中表格，依次执行“表格→转换→表格转换成文字”，然后点击“另存为”命令，并指定“保存类型”为“纯文本”。在access中依次执行：“文件→获取外部数据→导入”，在“另存为”窗口下选择“文件类型”为“文本文件”，如图2所示。
图2 另存为窗口
Excel中导入access数据
可以使用三种方法将Access中的表或者查询项导入Excel中：一是利用剪贴板，其操作方法与导出为Word表格的方法相同。二是将Access数据导出为Excel文件，具体操作方法为：在Access中选中表或者查询项，执行“文件”菜单下的“导出”命令，将“保存类型”指定为“Microsoft Excel97-2000”，在Excel中直接双击该文件即可将其打开。三是直接在Excel中打开，方法是依次执行：“数据→获取外部数据→新建数据库查询（由于典型安装中不包括该功能，所以当第一次使用时系统会提示安装）”，在随后打开的“选择数据源”对话框中，将“新数据源”指定为“MSaccess Datebase”即可。
在不同的access文件之间进行数据共享
如果新建的表与已经存在的表中部分字段或部分记录相同，显然可以通过共享原有表中的数据来提高工作效率。而且被共享的表既可以与新建表在同一数据库内，也可以不在同一数据库内。具体共享方式有三种：
1． 利用剪贴板进行共享
在数据库窗口中，右击需要备份的表或者查询，在快捷菜单中选择“复制”命令，在需要复制的地方右击鼠标后选择“粘贴”命令，根据需要选择“只粘贴结构、结构和数据、或者将数据追加到已有的表”。当然，也可以打开要转换的表或者查询，直接选中部分记录或部分字段，将其复制到其它的表或查询项中。
2． 直接导入access对象
具体操作步骤是，依次执行：“文件→获取外部数据→导入”，将“文件类型”指定为“Microsoft access”，这样就可以将当前数据库或其它数据库中的对象导入，如图3所示。
图3 导入窗口
3． 利用链接表
操作基本同上，依次执行：“文件→获取外部数据→链接表”，将“文件类型”指定为“Microsoft Access”，找到相应的表后将其链接进来，和上面直接导入的区别在于，链接进来的表的数据会随原始表数据同步变化，而导入则不会。其实，在使用链接表时，如果将“文件类型”分别指定为“Microsoft Excel、文本文件或HTML文档”，也可以分别将这些文件导入access，且导入的表中数据会随着原始数据的变化而变化。
