Microsoft Word之应用妙招九则

1、妙用Word中的自动图文集输入个人信息

　　在使用Word工作、学习过程中，经常要重复的输入自己的个人信息。如：姓名、单位、家庭(学校)地址、电话、电子信箱、QQ号码……对于这样重复的劳动你是不是早就厌烦了？其实有许多办法可以解决这个问题的，比方说使用Word中的“自动图文集”就可以轻松地解决这个问题，帮助您快速地完成这些重复性地操作。


　　“自动图文集”的使用步骤如下：

　　①首首先选择需要存储在自动图文集中的文字(可以包括图片、段落格式等，哈，在个人签名中加入个漂亮的图片可真的很不错)。比方说我选定地就是以下文字：

　　姓名：蔬菜
　　家庭地址：中国
　　电话：1234567
　　电子信箱：feiyang@china.com
　　QQ号码：88888888

　　②单击菜单项“插入”→“自动图文集”→“新建”。在弹出的创建“自动图文集”对话框中，输入“自动图文集”的名字，如你的名字。在本例中假设你输入的是“个人信息”。

　　③现在，请你在Word中键入“个人信息”。刚一输入完毕就会弹出一个浅黄色提示框，此时按F3键，预定义的图文格式就会自动输出在光标所在位置。如果不需要该定义的格式，继续键入其他内容即可跳过。在你新建了“个人信息”这个“自动图文集”之后，它会出现在“插入”菜单中的“自动图文集”→“正文”中，通过点击该菜单也可以输出您自定义的图文格式。

　　2、妙用Word宏输入特殊符号

　　在进行文字排版时经常要插入字符，但在符号框中查找费时费力又费眼！其实，我们可以利用“宏”来为我们解决这个问题。对于一些常用的符号(如“￥”)，可以使用宏来使工作简化。具体方法是：

　　①首单击“工具”选单中“宏”子选单，再单击“录制新宏”选项。

　　②给宏取名，如“Yuan”，再单击“键盘”。

　　③在弹出的对话框中指定快捷键，可指定为“Ctrl＋Y”，再关闭该对话框回到“录制宏”对话框。单击“确定”按钮启动记录器。

　　④运行“插入”选单中的“符号”子选单，从弹出的“符号”框中选择“￥”，插入后再关闭。另外，也可以指定到工具栏，从弹出的“自定义”对话框中的“命令”栏中把“Normal.NewMacro1.Yuan”拖放到工具栏中。

　　⑤单击“停止录制”工具栏中的“停止录制”按钮。

　　⑥单击“工具”选单中“宏”子选单，再单击“宏”命令。

　　⑦选择第二步中的宏名称，再单击“编辑”按钮。

　　这时我们可以从中看到以下代码：

Sub Yuan()
Selection.InsertSymbol Font:=″楷体—GB2312″,CharacterNumber:=－27,Unicode:=True
End Sub


　　以后，当你需要插入字符“￥”时，只需按下快捷键“Ctrl＋Y”。或者是在工具栏点击“Normal.NewMacrol.Yuan”便可以了。是不是很简单？你也来试试吧！

　　3、快速排列图形

　　一般我们在一篇文档中要使图形与文字之间排列整齐与美观，可能需要费一番工夫，这时我们可以应用以下技巧。先按“Shift”键并依次单击想对齐的每一个图形。然后单击绘图工具条上的“绘图”按钮，选取弹出菜单中的“对齐或分布”选项，并选择一种对齐或分布的方式即可。

　　4、按姓氏笔画排序

　　在Word 2000的表格功能中，为了适应中文习惯，新增了按“姓氏笔画”排序功能。具体使用方法是：选择需要排序的列，左击“表格/排序”选单项，再选择“类型”组合框中的“笔画”项，并选择“递增”或“递减”，点击“确定”即可。你会看到，此时的表格已按“姓氏笔画”(而不是“姓名笔画”)的递增(或递减)排列好了。

　　5、Word文档转为WPS文档

　　要想将Word文档转为WPS文档，可以在WPS 2000的安装盘中找到一个文件名为Word2wps.exe的文件，这是一个自解压文件。将其安装好后，重新启动计算机，打开WPS 2000，选择“文件”→“打开”，在“打开类型”中可以找到DOC文档，这样就可以打开Word的文档了(支持Word 97与Word 2000)。待到WPS 2000读出Word文档后，将Word文档另存为WPS文档就可以了。

　　6、斜线表头的处理

　　斜线表头是经常用到的一种单元格格式，其位置一般在第一行的第一列。设置前要将此单元格用拖动行线和列线的方法将其设置的足够大，并将插入点定位在此单元格中。然后执行“表格”菜单中的“绘制斜线表头”命令，当出现对话框后，选择“表头样式”(共有5种可选择)，分别填入“行标题”(右上角的项目)、“列标题”(左下角的项目)和“数据标题”(中间格的项目)以及“字体大小”等，最后按[确定]退出。

　　删除斜线表头的方法是，单击要删除的斜线表头，当周围出现选定标记时，按Del键即可删除该斜线表头。

　　7、Word中编辑各种格式公式

　　首先需要将光标停在需要插入公式的地方，然后执行菜单“插入→对象”命令，选择“Microsoft 公式 3.0”(如果没有该选项，就必须通过“添加/删除程序”进行安装)，单击“确定”即可进入公式编辑状态。通过公式编辑器提供的工具按钮基本上可以满足绝大多数公式编辑要求，对于已经编辑好的公式，可以双击进行修改。

　　8、完型填空题的录入

　　如果你是一个教师，一定体验过完型填空题的录入有多么的麻烦吧？完型填空是英语试卷中很常见的题型。每次在输入时总想让几十个题目的选择项中的A、B、C、D形式从上到下对齐排列。但您是不是发现，不管使用哪种方法，总是不能上下完全对齐，此时，不妨使用一下我为您介绍这种方法。

　　先在试卷的适当位置根据题目答案需要，制作一个单行四列(或二行二列)的表格，并按顺序填写A、B、C、D；当每道题的题目录入后，可在下行行首粘贴制作好的表格，然后录入各选项的具体内容；录入结束，定义各个表格, 选择菜单中的边框项，去除表格线。按此方法录入试卷，各选项对得非常整齐，整体布局也很美观。

　　9、制作图片水印页面

　　①打开“插入”菜单，单击“图片”选项，单击“来自文件”命令，并在适当目录中选择需要插入的图片。

　　②单击插入的图片，使Word弹出“图片”工具栏。

　　③单击“图像控制”按钮，选择“水印”，此时图片的颜色变淡。

　　④单击“文字环绕”按钮，选择“衬于文字下方”。

　　经过这四步，我们就可以完成插入图片、格式化图片、放置图片这三项任务，获得一个图文并茂的页面。